FINANSE / KSeF / OBIEG KOSZTÓW
Faktury kosztowe bez szukania po skrzynkach.
Łączymy KSeF, e-mail i skany w jeden rejestr. Dokument nie ginie, duplikat nie trafia drugi raz do księgowania, a wyjątek czeka na właściwą osobę.
GDZIE UCIEKA CZAS
Problemem nie jest sam PDF.
Dokumenty przychodzą równolegle z KSeF, e-maila i papieru. Ręczny obieg oznacza szukanie załączników, przepisywanie danych oraz ryzyko podwójnego wpisu. Automatyzacja nie zastępuje księgowej — oddaje jej tylko sprawy, które wymagają decyzji.
- 01
Jedna skrzynka i jeden rejestr
Wiadomo, gdzie dokument wpłynął i na jakim jest etapie.
- 02
KSeF oraz e-mail w jednym procesie
XML przechodzi bez OCR, a PDF-y i skany dostają osobną ścieżkę odczytu.
- 03
Duplikaty i braki nie przechodzą po cichu
Reguły wykrywają powtórki; niejednoznaczne dokumenty trafiają do kolejki ręcznej.
- 04
Alert, zanim klient zapyta
Brak dokumentu, błąd walidacji lub wygasający dostęp ma właściciela i termin reakcji.
ZAKRES WDROŻENIA
Trzy kroki zamiast dużego projektu IT.
- 01 / AUDYT
Mapa obecnego obiegu
Liczymy kanały wpływu, dokumenty, wyjątki i czas ręcznej pracy na próbce z jednego miesiąca.
- 02 / PILOTAŻ
Przepływ na realnych dokumentach
Testujemy parser, deduplikację i kolejkę wyjątków na materiałach, które rzeczywiście trafiają do biura.
- 03 / PRODUKCJA
Rejestr, alerty i przekazanie
Włączamy monitoring, dokumentujemy odpowiedzialność i przekazujemy proces zespołowi.
Kiedy to ma sens?
Najczęściej wtedy, gdy zespół obsługuje setki dokumentów miesięcznie albo traci kontrolę nad tym, czy koszt już trafił z KSeF, maila lub papieru.
✓ Dobra kwalifikacja +
Powtarzalny obieg, kilka kanałów dokumentów i osoba odpowiedzialna po stronie firmy.
— Kiedy nie dokładamy automatyzacji +
Przy kilku klientach i małej liczbie kosztów wystarczy zwykle dobra konfiguracja programu oraz wspólna skrzynka.
Sprawdź, gdzie obieg faktur traci czas.
Na krótkim audycie policzymy skalę, wyjątki i sens wdrożenia na Twoich danych.