Jeśli miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. można było korzystać z przejściowego wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek się kończy. Ten tekst jest dla firm, które mogły sądzić, że temat ich nie dotyczy: co wchodzi 1 stycznia i co przygotować wcześniej. Stan informacji: 14.09.2026; źródła urzędowe są na końcu.
Co dokładnie wchodzi 1 stycznia 2027
| Zmiana | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|
| Obowiązek wystawiania obejmuje także mikrofirmy | Przejściowy limit 10 000 zł miesięcznie przestaje odraczać obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Ustawowe wyjątki nadal trzeba ocenić dla własnego przypadku. |
| Przepisy przewidują kary pieniężne | Od 2027 r. przepisy przewidują sankcje za naruszenia obowiązków KSeF. Zastosowanie i wysokość sankcji w konkretnym przypadku potwierdź z księgową lub doradcą podatkowym. |
| Numer KSeF w przelewach | W tytule przelewu B2B za fakturę ustrukturyzowaną podajesz numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g; taxinsight.pl, 05.03.2026) |
| Dostęp i uprawnienia | Przed końcem roku sprawdź sposób uwierzytelnienia, role i dostęp biura rachunkowego w narzędziu MF lub używanym programie. |
Dwie rzeczy się nie zmieniają, a łatwo o nich zapomnieć:
- Sprzedaż dla osób prywatnych zostaje poza obowiązkiem. Faktury konsumenckie można wystawiać w KSeF dobrowolnie, na żądanie nabywcy (inforlex.pl, 19.08.2025) — obowiązek obejmie tylko część firmową.
- Odbiór faktur kosztowych przez KSeF już Cię dotyczy — od 1.02.2026, niezależnie od wielkości firmy (ksef.podatki.gov.pl, 06.02.2026). Zdanie „nie wystawiam, więc mnie nie dotyczy" jest nieprawdziwe od lutego.
Limit 10 000 zł — jak działa do końca 2026 i kiedy go tracisz
Limit przejściowy (art. 145m ust. 1 ustawy o VAT): dopóki faktury poza KSeF nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto miesięcznie, wystawiasz po staremu — papierowo lub elektronicznie. Od pierwszej faktury powyżej limitu tracisz to prawo od razu (ksef.podatki.gov.pl, 06.02.2026).
Paragony z kas i paragony uznane za fakturę (do 450 zł) zostają poza KSeF do końca 2026 r. (art. 145n ust. 1; podręcznik KSeF 2.0 cz. II, 09.02.2026). Ich status po 31.12.2026 — DO POTWIERDZENIA (metoda: brzmienie art. 145n w ISAP + komunikaty MF).
Sankcje od 2027 — nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę
Ministerstwo Finansów wskazuje, że od 1 stycznia 2027 r. za niedopełnienie obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidziane są kary pieniężne. To wystarczający powód, aby nie odkładać przygotowania procesu na styczeń.
Ten artykuł nie jest poradą podatkową. Gdy masz nietypową sprzedaż, korzystasz z trybu offline albo chcesz ocenić ryzyko sankcji, potwierdź zasady z księgową lub doradcą podatkowym na podstawie aktualnych przepisów.
Trzy rzeczy do przygotowania w 2026
1. Narzędzie i faktura testowa — przed grudniem, nie 2 stycznia
Wybierz narzędzie i wystaw w grudniu choćby jedną testową fakturę ustrukturyzowaną. Bezpłatne opcje: Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym (narzędzia MF; ksef.podatki.gov.pl P&O, 05.05.2026). KSeF mają też programy do fakturowania — Fakturownia w każdym planie bez opłat (pomoc.fakturownia.pl FAQ, 31.03.2026), wFirma we wszystkich pakietach (wfirma.pl/integracja-z-ksef, sprawdzono 25.08.2026). Uwaga: darmowa Aplikacja Podatnika nie obsługuje trybu offline24 (ksef.podatki.gov.pl, 05.05.2026).
2. Dostępy: uprawnienia i certyfikat
JDG ma uprawnienia właścicielskie w KSeF automatycznie — bez wniosków (ksef.podatki.gov.pl „Dostepy", 15.04.2026). Spółka potrzebuje ZAW-FA i wskazania osoby nadającej kolejne uprawnienia (j.w.). Uwaga: wniosek o certyfikat wymaga osobistego działania i podpisu kwalifikowanego — delegowanie tego na biuro jest dziś niewydolne (podatek.info.pl, 20.02.2026). Zrób to przed grudniowym szczytem wniosków.
3. Przelewy z numerem KSeF
Od 1.01.2027 w przelewach B2B za faktury ustrukturyzowane podajesz numer KSeF lub identyfikator zbiorczy (art. 108g; taxinsight.pl, 05.03.2026). Jeśli przelewy robi za Ciebie biuro — ustalcie jeszcze w grudniu, kto i skąd bierze numery KSeF.
Jeśli obsługuje Cię biuro rachunkowe — co się różni
Dla biura styczeń 2027 to fala prac konfiguracyjnych — Twoja firma będzie jedną z kilkudziesięciu na liście. Czego biuro potrzebuje od Ciebie:
- uprawnienia podmiotowego na NIP biura (dla spółki — także ZAW-FA); bez tego biuro nie wystawi ani nie pobierze Twoich faktur (ksef.podatki.gov.pl, 27.04.2026),
- Twojego osobistego udziału przy certyfikacie — biuro Cię tu nie zastąpi (podatek.info.pl, 20.02.2026),
- decyzji o narzędziu — często to biuro konfiguruje KSeF w swoim programie księgowym i wystawia w Twoim imieniu.
Odpowiedzialność jest rozdzielona twardo: za faktury i rozliczenia wobec urzędu odpowiada podatnik, biuro — cywilnie, umową i OC (ksef.podatki.gov.pl, 27.04.2026; inforlex.pl I79/2026/6, 19.06.2026). Zapytaj więc w grudniu wprost: kto wystawi Twoją pierwszą styczniową fakturę i gdzie sprawdzisz, że dostała numer KSeF.
FAQ — mikrofirmy i KSeF od stycznia 2027
Wystawiam 2–3 faktury miesięcznie. KSeF też mnie dotyczy?
Tak. Od 1.01.2027 liczba faktur nie ma znaczenia — limit 10 000 zł/mies. przestaje zwalniać (ksef.podatki.gov.pl, 06.02.2026).
W połowie 2026 przekroczyłem 10 000 zł w jednym miesiącu. Co teraz?
Tracisz limit od pierwszej faktury powyżej progu — wchodzisz w obowiązek wcześniej, nie czekasz na styczeń (art. 145m ust. 1; ksef.podatki.gov.pl, 06.02.2026).
Sprzedaję głównie osobom prywatnym. Czy muszę mieć KSeF?
Obowiązek dotyczy faktur dla firm; konsumenckie wystawiasz dobrowolnie, na żądanie nabywcy (inforlex.pl, 19.08.2025). Koszty od dostawców i tak odbierasz przez KSeF — od 1.02.2026.
Co się stanie, jeśli nic nie zrobię i w styczniu wystawię fakturę „po staremu"?
Od 2027 r. przepisy przewidują kary pieniężne za naruszenia obowiązków KSeF. Poza ryzykiem prawnym zostaje problem operacyjny: kontrahent może nie przyjąć faktury poza systemem.
Czy da się to zrobić bezkosztowo?
Tak, na poziomie narzędzi: Aplikacja Podatnika KSeF jest darmowa (ksef.podatki.gov.pl, 05.05.2026), a część programów do fakturowania ma KSeF w cenie abonamentu (pomoc.fakturownia.pl, 31.03.2026). Realnym kosztem zostaje czas: nauka narzędzia, certyfikat i ułożenie procesu.
Jeśli chcesz przejść przez te punkty ze swoim przypadkiem — Zobacz obieg faktur — umów bezpłatną 20-minutową konsultację. Powiemy, czy wystarczy Ci darmowe narzędzie MF, czy warto od razu ustawić proces z biurem.