Wdrożenie automatyzacji krok po kroku — oś czasu (2026)

„Ile to potrwa i co ja muszę zrobić?" — to dwa pytania, które słyszymy na każdej pierwszej rozmowie. Poniżej opisujemy nasz proces dostawy tak, jak wygląda od strony klienta w 2026 r.: cztery fazy, orientacyjna oś czasu w dniach roboczych i lista rzeczy do przygotowania. Zakresy i liczby potwierdzamy zawsze na rozmowie kwalifikującej — ten tekst pokazuje mechanikę, nie wycenę (ogólne informacje o pakietach znajdziesz na naszej stronie; konkretne kwoty dopiero po audycie procesu).

Oś czasu w skrócie (dni robocze)

Widełki pochodzą z naszego procesu dostawy (2026); konkretny termin ustala karta zakresu — DO POTWIERDZENIA per projekt (metoda: rozmowa kwalifikująca i audyt procesu przed ofertą).

Faza 0 — onboarding (dni 0–2)

Zaczyna się od kick-offu online (30 minut), z agendą, którą dostajesz wcześniej w zaproszeniu:

1. Cele projektu, strony, osoba decyzyjna i kontaktowa.
2. Przejście po karcie zakresu: co jest w zakresie, a co świadomie poza nim. To najważniejsze 10 minut całego wdrożenia — większość „rozjechanych" projektów to efekt niedopowiedzianego zakresu, nie złej budowy.
3. Dostępy: czego potrzebujemy i jak je bezpiecznie przekażesz (niżej).
4. Rytm pracy: statusy, kanały, zasady testów i odbioru.
5. Pomiar „PRZED": deklarujesz liczby wyjściowe — godziny tygodniowo na ręczną obsługę, liczbę błędów miesięcznie, czas od zamówienia do faktury/wysyłki. Bez tego nie da się uczciwie policzyć efektu po wdrożeniu.

Po kick-offie: potwierdzasz kartę zakresu mailem („potwierdzam"), wskazujesz jedną osobę kontaktową plus zastępcę, a my ustawiamy rytm komunikacji: statusy 2 razy w tygodniu (zwykle poniedziałek/czwartek), a w każdym: co zrobione / co dalej / blokery / potrzebne decyzje. Prace budowlane startują po dopełnieniu formalności z umowy.

Co przygotowujesz: dostępy i bezpieczeństwo

Zakres zależy od projektu — typowo: tokeny API platform sprzedażowych, klucz API programu do fakturowania, dostęp do programu księgowego lub dedykowana skrzynka mailowa na dokumenty. Żelazne zasady:

• Credential tworzysz sam w swoim systemie — my go konfigurujemy, nie widzimy haseł, których widzieć nie musimy.
• Nigdy nie wysyłaj haseł mailem wprost. Jeśli przekazanie jest konieczne: link jednorazowy (self-destruct) albo rozmowa głosowa/wideo; pliki konfiguracyjne tylko kanałem szyfrowanym.
• Po wdrożeniu: rotacja haseł/tokenów przekazanych tymczasowo.

Do projektów dokumentowych (np. automatyczne pobieranie faktur z maili) dochodzi próbka 10–20 realnych dokumentów PDF — na niej kalibrujemy parser i ustalamy próg, od którego dokument trafia do ręcznej weryfikacji zamiast do archiwum.

Faza 1 — budowa (dni ~3–10, zależnie od zakresu)

Proste spięcie dwóch systemów: 3–5 dni roboczych. Proces wielosystemowy (zamówienie → faktura → płatność → ewidencja, kilka integracji i ścieżki błędów): do ~15 dni roboczych. W tym czasie po Twojej stronie potrzebna jest głównie dostępność decyzyjna na statusach.

Standard, którego nie obniżamy niezależnie od rozmiaru projektu:

• Gałęzie błędów i retry na wywołaniach zewnętrznych — awaria API kuriera czy programu fakturowego nie może gubić zdarzeń; dane z brakami nie giną, tylko trafiają do ścieżki „ręczna weryfikacja".
• Testy na fikcyjnych danych — zero realnych danych Twoich klientów w środowisku budowy i testów.
• Polskie nazwy i opisy w workflow oraz dokumentacji — żeby za pół roku dało się to czytać bez nas.
• W projektach dokumentowych: tydzień trybu cichego — workflow przetwarza realną skrzynkę, ale jeszcze niczego nie wysyła. Dopiero po tym tygodniu przełączamy produkcję.

Faza 2 — odbiór (okno do 5 dni roboczych)

Odbiór nie jest mailem „proszę sprawdzić". Kryteria akceptacji (konkretne testy z oczekiwanymi wynikami) są zapisane już w karcie zakresu — więc w dniu odbioru nic nie jest niespodzianką.

• Przechodzimy testy wspólnie, na Twoich danych testowych — udostępniamy ekran, klikasz sam.
• Uwagi zgłaszasz zbiorczo, jedną listą, w oknie do 5 dni roboczych.
• W cenie są maksymalnie 2 rundy poprawek; zmiany wykraczające poza kartę zakresu to osobny protokół zmian — decydujesz świadomie, co dokupujesz.
• Brak uwag w terminie = odbiór domniemany (przypominamy mailowo dzień przed upływem okna).
• Finał: protokół odbioru z wynikiem każdego testu.

Faza 3 — handover i gwarancja

Paczka przekazania to jeden komplet: plik workflow, dokumentacja architektury po polsku (mapa przepływu, znane ograniczenia wersji) oraz instrukcja konfiguracji zmiennych środowiskowych — bez wartości, bo te zostają tylko u Ciebie.

Szkolenie: jedna sesja online do 90 minut, dla osoby kontaktowej i osoby operacyjnej (tej, która będzie reagować na błędy). Program: architektura w 10 minut, codzienna obsługa i czytanie logów, ćwiczenia praktyczne uczestników (scenariusz poprawny + jeden błędny), typowe awarie (zmiana zewnętrznego API, wygasły token, limit) i bezpieczeństwo sekretów. Nagranie — za Twoją zgodą.

Po aktywacji produkcyjnej prowadzimy tygodniowy nadzór (przegląd logów co ~2 dni), a od daty protokołu biegnie gwarancja 14 dni na defekty workflow. Czego gwarancja nie obejmuje: zmian API stron trzecich, Twoich modyfikacji, nowych wymagań i awarii Twojej infrastruktury. Opcjonalnie wdrożenie przechodzi w pakiet stałej opieki (monitoring, reakcja na zmiany API, comiesięczny raport) — szczegóły przy rozmowie o pakietach.

Kiedy powiemy „nie" albo „najpierw inaczej"

• Proces nie jest opisany (nikt nie umie wymienić kroków) — najpierw warsztat/lista kroków, dopiero potem wycena i budowa.
• Oczekiwanie „szybko, bez testów" — nie obniżamy standardu; wolimy przesunąć termin.
• Zmiany zakresu w trakcie — protokół zmian, nie „dodajcie jeszcze przy okazji".

Jeśli chcesz sprawdzić, jak ta oś czasu wyglądałaby dla Twojego procesu — [UZUPEŁNIJ-LINK-KONSULTACJI] umów bezpłatną 20-minutową konsultację. Po rozmowie dostaniesz zakres, orientacyjną oś czasu i listę rzeczy do przygotowania po Twojej stronie.